Inkoopproces automatiseren met een ERP systeem

Inkopen is niet alleen het bepalen welke artikelen, in welke hoeveelheden, tegen welke prijs besteld moeten worden. Het is ook ervoor zorgen dat de juiste leveringen, van de juiste kwaliteit, op de juiste tijd, op de juiste plaats, in de juiste hoeveelheden en tegen de juiste prijs beschikbaar zijn voor de organisatie. Bij de inkoop begint de winst! In dit artikel lees je hoe binnen jouw bedrijf efficiënter te werk kunt gaan door het inkoopproces te automatiseren met een Fashion ERP systeem zoals XL-ENZ.

Inkopen, een tijdrovend proces

Intensieve samenwerking met je leveranciers bevordert het inkoopproces. Klantsignalen leiden tot verbetering van het voor de inkoop gewenste product. Een logistiek en supply chain van levering op het juiste tijdstip en de juiste plaats versterken de concurrentiekracht. Meer en meer zijn inkopers ook bezig met kostenreductie, kwaliteitsverbetering en doorlooptijdverkorting. Door de hoeveelheid werk en het aantal personen wat bij dit proces betrokken is, kan het monitoren van het inkoopproces een tijdrovende bezigheid zijn. Inkopen brengt in veel organisaties herhaalde handmatige handelingen met zich mee. Men houdt afspraken, taken en acties worden bij in een externe tool. De administratieve zaken zoals de inkooporder, prijzen en afgesproken levertijden worden in de centrale ERP vastgelegd. Door je gehele inkoopproces te automatiseren bespaar je kostbare tijd!

Deze combinatie van tools of locaties van informatie zorgen voor een onoverzichtelijk geheel van het proces. Daardoor kun je niet goed monitoren wat de status is. De meeste tijd die bedrijven aan inkoop en productontwikkeling besteden is ineffectief. Men besteedt, bijvoorbeeld, kostbare tijd aan het zoeken naar informatie. Ook wordt het besteed aan het proberen overzicht te houden over het proces of het voeren van discussies met leveranciers. Graag geven wij je meer informatie over het effectiever maken van je inkoop en productontwikkeling. In dit blog lees je handige tips en tools omtrent het inkoopproces automatiseren.

Inkopen; welke artikelen, welke hoeveelheden, welke prijs

Hoe bepaal je de inkoop behoefte? Dit begint voor velen bij hoeveel er is verkocht. Echter komt daarna direct de grootste uitdaging: hoe voorkomen we toekomstige nee-verkopen van populaire artikelen? Je wil dus informatie hebben over de openstaande voorverkopen, de opgegeven minimale en/ of maximale bestelhoeveelheden en de ingestelde minimale voorraad (NOOS-artikelen). Op basis van deze gegevens of combinatie van deze gegevens wordt automatisch de behoefte berekent. Vanuit deze behoefte berekening is het ook mogelijk de materiaalbehoefte te berekenen. In deze case gaan we niet nader in op de materiaalbehoefte, maar gaan we uit van het inkopen van een gereed product.

Belangrijke informatie inzichtelijk krijgen

De basis berekening geeft aan wat er minimaal nodig is om aan de vraag te voldoen van de openstaande verkopen en minimale voorraad. Bij het finetunen van de toekomstige behoefte zijn diverse gegevens van belang. Je wilt inzicht in de vraag van de klant. Ook wil je inzicht in de verkopen van een vorig seizoen eventueel gebaseerd op een gelijksoortig artikel. Daarnaast is het cruciaal inzicht te hebben in je voorraad e.d..

Het is gewenst dat betrouwbare data zonder te veel handmatige handeling direct beschikbaar is. Hierdoor kun je operationele handelingen terug dringen en kan er gefocust worden op het verwerken van de inkoopbehoefte. Dit kun je bereiken door standaard dashboards klaar te zetten waarmee voorraad, verkoop, prijzen e.d. direct beschikbaar zijn. Ook kun je gebruik maken van de diverse standaard overzichten en informatieprogramma’s in XL-ENZ zoals de purchase ordercockpit of een overzicht zoals in- en verkopen per artikel. Met deze overzichten, programma’s of dashboards kun je dan tot op dimensie niveau nauwkeurig de informatie inzichtelijk krijgen.

Wanneer de behoefte is bepaald kan je deze vervolgens verwerken middels instellingen van diverse parameters in de functionaliteit ‘meerinkoop’. Het gebruik van deze functionaliteit is bijvoorbeeld wenselijk als de order deadline al behaald is, maar nog niet alle klanten bezocht zijn. Door de meerinkoop functionaliteit zal het systeem o.b.v. een zelf in te richten berekeningsmethode bepalen welke maatverdeling toegepast kan worden. Vervolgens hoogt het systeem de maten automatisch op met de juiste aantallen om tot een zo gewenst inkoopaantal voor dat artikel te komen. XL-ENZ ziet de trend in de maten en helpt bij het automatisch doorrekenen van deze trend.

Annuleren/ vervangen artikelen

Aan de hand van de behoefte bepaling kan het zijn dat een aantal artikelen niet in productie worden genomen. Wanneer er reeds voororders zijn geschreven op deze artikelen, moet de applicatie de bestellingen annuleren of, nog liever, vervangen voor een ander artikel. Veelal wordt hier geen werk van gemaakt, omdat het vervangen van de artikelen veel handmatig werk met zich meebrengt. Je zult immers rekening moeten houden met het feit dat het vervangende artikel misschien al door de klant is besteld. Het kan ook zijn dat de prijs afwijkend is of misschien de maten niet exact overeenkomen.

Door inzicht te genereren via een vervangingsvoorstel, wordt handmatig uitzoekwerk geëlimineerd en is het vervangen van de artikelen wel een optie. Vanuit een vervangingsvoorstel heb je ook de optie het artikel alsnog te annuleren. Het op de hoogte brengen van deze actie aan de klant kan via een door het systeem gegenereerd signaal per email. Uiteraard kan dit ook intern blijven zodat je de klant persoonlijk op de hoogte kunt brengen.

Genereren inkooporders en barcodes

Wanneer de behoefte berekening is gefinetuned, kan het systeem de inkooporders automatisch aanmaken. Dit om de berekende behoefte af te dekken, met als uitgangspunt de op de artikelkaart vastgelegde leverancier. Per leverancier genereert XL-ENZ een inkooporder ter afdekking van de totale behoefte. Hierna genereert het een document voor de leverancier. Deze is voorzien van alle inkooporder data en alle relevante productdata en de juiste prijzen. De productdata leg je eenmalig vast op de artikelkaart (mogelijk in meerdere talen). Dit wordt vervolgens op de inkooporder in de taal van de leverancier meegegeven.

Nooit meer onduidelijkheden over bijvoorbeeld de manier van produceren, extra handelingen of gewenste verpakkingen. Werk je met barcodes en zijn deze niet eerder nodig dan na het aanmaken van de inkooporder? Dan kan XL-ENZ de barcodes direct bij het aanmaken van de inkooporders creëren voor de betreffende artikelen. Nooit meer barcodes aanmaken voor artikelen die uiteindelijk niet in productie genomen worden. Werkt je leverancier met afwijkende bar- of artikelcodes houd XL-ENZ hier automatisch rekening mee bij de inkooporder. XL-ENZ communiceert automatisch met de vastgelegde informatie van de specifieke leverancier.

Monitoren van het inkoopproces

Workflow en Taken

Wanneer je kijkt naar het inkoopproces is dit een reeks aan opeenvolgende stappen. Je wilt je inkoop en productieproces nauwkeurig kunnen volgen en tijdig kunnen ingrijpen bij vertraging. Door gebruik te maken van de workflow tool van XL-ENZ, heb je de mogelijkheid om elke stap binnen het proces vast te leggen. Ook kun je elke stap voorzien van een deadline en een verantwoordelijke.

In de Purchase Cockpit kan je te allen tijde het overzicht bewaren van de processen van het inkooporders. Indien nodig kun je eenvoudig ingrijpen. Doordat de workflow werkt met zelf definieerbare templates kun je snel de opeenvolgende stappen koppelen aan een inkooporder. Zo weet je zeker dat je niets over slaat en weet je precies wat er nog gedaan moet worden. De workflow tool in XL-ENZ werkt ook afdeling overschrijdend en is dus ook inzetbaar in andere processen. Hierdoor kun je met deze tool de communicatie en werkoverdracht binnen een proces tussen de afdelingen een stuk duidelijker maken.

Goederen onderweg

Goed zicht houden op je (toekomstige) voorraad en tijdig actie ondernemen is belangrijk. Via de functionaliteit goederen onderweg heb je de mogelijkheid om de toekomstige voorraad te monitoren. Welke goederen zitten er in welke container met welke referenties. Treed er verandering op in de afgesproken leverdata? Vanuit de Purchase Cockpit kun je alle orders monitoren. Ook kun je de statusverandering van het transport bijhouden. Deze kun je aanpassen tot en met het tijdstip van levering van de goederen. Komen er levertijden in de problemen door inzicht in de orders waar dit betrekking op heeft? Dan kun je tijdig actie ondernemen.

Vendor Rating

Steeds meer bedrijven beschouwen leveranciersrelaties als belangrijk element van hun concurrentiepositie. Het beoordelen van leveranciers is voor elke organisatie belangrijk. Na het seizoen is het een mooi moment om terug te blikken. Hoe hebben leveranciers gepresteerd? Wie zorgde voor de beste marges? En hoe tevreden is jouw organisatie over de gecontracteerde leveranciers? Om een concreet antwoord te krijgen op deze vragen, wil je inzicht krijgen in de prestaties die een leverancier heeft geleverd. Er zijn een aantal prestatiecriteria dat eigenlijk voor elke leveranciersgroep geldt. Hieronder lichten we toe hoe je hiermee om kunt gaan in XL-ENZ.

1. Levertijd

Als organisatie wil je op je leveranciers kunnen vertrouwen. Een te late – of juist te vroege levering – kan grote gevolgen hebben voor de bedrijfsvoering. De mate van leverbetrouwbaarheid wordt vaak uitgedrukt in een percentage. In hoeveel procent van de gevallen was de leverancier op tijd met de levering? Om deze informatie beschikbaar te hebben is het van belang deze te registreren. Binnen XL-ENZ heb je de mogelijkheid om de gevraagde leverdatum vast te leggen en te monitoren. Di geldt ook voor de bevestigde leverdatum en de gerealiseerde leverdatum. Door deze met elkaar te vergelijken kom je tot een analyse van de levertijden van je leverancier.

2. Prijs

Met leveranciers spreek je voor een bepaalde periode een prijs af voor de te leveren producten. Wanneer aan het einde van die periode blijkt dat de prijzen continu fluctueerden (en daardoor misschien wel boven de vooraf besproken prijs uit zijn gekomen) is dit nadelig voor jouw organisatie. De begroting komt immers niet overeen met de uiteindelijke kosten.

Om inzicht te krijgen in het verloop van de prijzen (en dus ook de marges), werk je binnen XL-ENZ met het vastleggen van de inkoopprijs per leverancier. Daarnaast werk je met opslagen om zo tot een kostprijs te komen. Bij het boeken van de inkoopfactuur vindt er een drieweg matching plaats. Het optimale bestelproces heeft als uitgangspunt dat er een inkoopbestelling ten grondslag ligt aan een factuur. Ook is het belangrijk dat de ontvangst van bestelde producten of diensten in het systeem worden vastgelegd. Na ontvangst van de factuur kan hierdoor een drieweg matching plaatsvinden, waarbij de prijsverschillen en verschillen in aantallen inzichtelijk worden. Verschillen worden inzichtelijk waardoor afwijkingen op afgesproken prijzen worden aangetoond en zo bespreekbaar zijn met de leverancier. Door middel van het registreren van je opslagen, zoals de transportkosten, krijg je ook inzicht in je berekende transportkosten en je daadwerkelijke transportkosten.

3. Kwaliteit

Wanneer de levering precies op tijd wordt gedaan én binnen de begrote kosten, denk je al snel met een goede leverancier te maken te hebben. Maar als de kwaliteit niet voldoet aan de

verwachtingen, zeggen de eerste twee factoren niets over hoe goed een leverancier gepresteerd heeft. Men meet kwaliteit vaak door het aantal retouren te monitoren, te

vragen naar ervaringen van medewerkers en eindgebruikers. Al deze factoren zijn te registreren in XL-ENZ. Op de artikelkaart, in de workflow en bij het verwerken van je retour. Bij het verwerken van de retouren koppel je de reden van retour. Dit kan zijn dat het bijvoorbeeld een verkeerde levering betreft, een kwaliteitsprobleem e.d.. Op deze wijze wordt de prestatiecriteria gemeten en middels overzichten kun je dit inzichtelijk maken.

4. Terugnamebeleid

Ontevreden over de geleverde diensten of goederen? Niet alle leveranciers hanteren een terugnamebeleid of tegemoetkoming in prijs wanneer een bedrijf niet tevreden is. Ook dit kan een indicator zijn die je wilt meten. In XL-ENZ kan je dit vastleggen door verschillende ordersoorten te hanteren bij het aanmaken van een creditorder. Achteraf is er dan een analyse mogelijk op basis van de creditorders i.c.m. het ordersoort over het aantal te crediteren goederen op basis van aantallen en prijs.

Inkopen blijft een vak waarbij ervaring, kennis en de relatie van belang blijft. XL-ENZ zorgt ervoor dat een gevoel onderbouwt kan worden op een efficiënte manier.

Wil je meer informatie over deze processen betreffend inkoop automatiseren en ben je benieuwd hoe wij jou kunnen helpen? Aarzel niet en neem contact met ons op! [email protected]