HUB Footwear: efficiënter door integraties.

HUB Footwear is een Haags schoenenmerk dat in 2004 werd opgericht door Huub van Boeckel, met als doel: het creëren van een hoge kwaliteit schoen met de comfort van een tennisschoen. Vanaf 2009 maakte het bedrijf een grote groei mee, ze veranderden van een klein schoenenmerk naar een relevante speler in de schoenenbranche. Inmiddels is HUB Footwear niet alleen actief in Nederland, maar heeft het ook distributie in Duitsland, België, Scandinavië, Zwitserland, Oostenrijk en Frankrijk.

Afbeelding met illustratie  Automatisch gegenereerde beschrijving

DE UITDAGING

  • Tijd besparen met orderinvoer en voorraadbeheer
  • Facturenstroom, betalingen en het inkloppen van bankafschriften versnellen
  • Een paperless office creëren Een efficiëntere webshop

DE OPLOSSING

  • Orderafhandeling en voorraadbeheer automatiseren met XL-ENZ
  • Facturen en finance automatiseren door integratie met Scansys
  • Webshop in Magento 2 koppelen met XL-ENZ

HET RESULTAAT

  • Met minder mensen meer resultaat
  • Minder tijd kwijt aan handmatige handelingen
  • Flinke besparing op gebied van facturen en finance
Afbeelding met binnen, tafel, vloer, muur  Automatisch gegenereerde beschrijving

DE UITDAGING

De groei die HUB Footwear meemaakte zorgde voor een groei in werkzaamheden binnen het bedrijf. Het afhandelen van processen kostte steeds meer tijd en werk, waardoor het bedrijf op zoek ging naar een oplossing om een efficiëntieslag te maken. “We hadden een oud boekhoudpakket met een kleine ordermodule en een eenvoudige voorraadmodule. We deden nog heel veel handmatig werk. In 2011 groeide het bedrijf zo hard, dat we niet meer op deze manier konden werken, tenzij we nog meer mensen aan zouden nemen,” zegt Marco Marzolla, Director Finance & Operations bij HUB Footwear. “Wat voornamelijk veel tijd in beslag nam was de orderinvoer en voorraadbeheer. Op een gegeven moment kregen we grote aantallen orders welke op maatniveau ingevoerd moest worden. Als je niet alles goed bijhield, werden er al snel fouten gemaakt, waardoor je weer terug moest in het proces om handmatig aanpassingen te maken. Dit kostte ons veel tijd en werk. Ook op financieel gebied waren we zeer beperkt, we konden niks zonder Excel. Dit alles zorgde voor veel druk op onze operatie.”

Facturenstroom, finance en een paperless office

Daarnaast had HUB Footwear de doelstelling om de facturenstroom, betalingen en het verwerken van bankafschriften te versnellen en een paperless office te creëren. “Alle facturen en bankafschriften moesten geprint worden om ze vervolgens over te kloppen,” legt Marco Marzolla uit. Aan het printen en opnieuw invoeren van gegevens ging veel tijd en geld verloren. “Ik wist zeker dat ik daar op kon besparen,” aldus Marco.

Aan de slag met een B2C webshop

Tevens besloot HUB Footwear in 2015 een start te maken met een B2C webshop. “We werkten met een Magento 1 platform welke nog niet gekoppeld was met XL-ENZ. We deden daar alle afhandeling en daarna werden alle orders uit Magento 1 weer handmatig ingeklopt in het ERP-systeem. Hierdoor ontstonden er snel fouten, waardoor medewerkers hier al snel een paar uur per week mee bezig waren. Het voorraadbeheer werkte zonder koppeling ook niet efficiënt, aangezien de voorraad niet automatisch werd geüpdatet.” De orderstroom nam toe waardoor ook de behoefte ontstond om dit proces te automatiseren.


DE OPLOSSING

Afbeelding met muur, oranje, persoon, vrouw  Automatisch gegenereerde beschrijving

Door de groei die Hub Footwear doormaakte in 2011 en de toenemende werkzaamheden ging het bedrijf op zoek naar een ERP-pakket om zoveel mogelijk processen te automatiseren en daarmee een efficiëntieslag te maken. Dit werd XL-ENZ van Reflecta Automation. Marco Marzolla: “We hadden destijds drie pijlers voor onze keus: de prijs, de functionaliteit en de service die je denk te ontvangen. Met die drie punten hebben wij voor samenwerking met Reflecta gekozen. We hadden een goed gevoel bij het bedrijf, de sfeer was erg persoonlijk. Vervolgens zijn we het implementatieproces in gegaan, wat tevens een plezierig traject was, waarin Reflecta ons goed heeft ondersteund.”

Webshopkoppeling

“De kracht van XL-ENZ ligt voornamelijk bij het voorraadbeheer en orderuitlevering, maar zeker ook bij andere processen,” vertelt Marco. Het werken met Reflecta’s ERP-systeem haalde opzichzelfstaand bij HUB Footwear al flink wat druk van de ketel. “Toch ben ik verder gaan onderzoeken of ik door middel van integraties nog meer voor elkaar kon boksen,” zegt Marco, “Dit begon in eerste instantie met de webshop, die wilden we sowieso koppelen met XL-ENZ.” Het schoenenmerk besloot vorig jaar een nieuwe webshop te laten maken met het nieuwe Magento 2 platform en deze te koppelen aan XL-ENZ. De koppeling tussen webshop en ERP-systeem zorgt er onder andere voor dat de voorraad automatisch wordt geüpdatet. “Als een klant iets terugstuurt en we handelen dit in Magento af, dan wordt de creditmemo naar XL-ENZ gestuurd waarmee de voorraad gelijk wordt bijgewerkt, zodat deze kloppend blijft,” legt Marco Marzolla uit, “Dit heeft ons veel efficiëntie en tijdwinst opgeleverd en altijd een juiste voorraadstand!”

Scansys en ‘Koppelen Documenten’

Voor het verder automatiseren van de financiële afdeling en zo de gewenste paperless office te creëren, ging het bedrijf in gesprek met Reflecta’s integratiepartner Scansys. Scansys is met hun applicatie ImageCapture voor Reflecta de partner op het gebied van scan-en-herken software. De software zorgt voor een geautomatiseerde verwerking van alle facturen en documenten en communiceert naadloos met XL-ENZ. “We hoeven door deze koppeling met Scansys niet langer meer documenten te printen en handmatig te verwerken. Het gaat nu bijna allemaal digitaal.” Daarnaast zegt Marco erg blij te zijn met de functionaliteit ‘Koppelen Documenten’ binnen XL-ENZ. Deze module zorgt ervoor dat alle inkoopfacturen als PDF documenten gekoppeld worden aan de inkoopfacturen in XL-ENZ. Hierdoor zijn alle documenten digitaal centraal beschikbaar in XL-ENZ.


“Ik zou iedereen met een operatie in de modebranche adviseren om zoveel mogelijk te automatiseren.”

Marco Marzolla, Director Finance & Operations @ HUB Footwear

HET RESULTAAT

Meer omzet met minder mensen

Marco Marzolla geeft aan dat HUB Footwear, door te automatiseren met XL-ENZ, een flinke efficiëntieslag heeft geslagen. “We maken inmiddels drie keer meer omzet met bijna de helft van de mensen. XL-ENZ heeft ons veel efficiëntie en tijdwinst opgeleverd en tot een nog professionelere organisatie gemaakt. Ik ben blij met wat we nu hebben. Ik denk dat in onze branche Reflecta een fijne partij is om mee samen te werken, of je nou een groot of klein bedrijf bent. Ik ben heel erg te spreken over de software, maar ook zeker de persoonlijke communicatie.”

Flinke besparing op gebied van facturen en finance

Marco is daarnaast erg te spreken over de integratie met Scansys en de module ‘Koppelen Documenten’: “De integratie met Scansys was een forse investering, maar we hebben daarmee wel een flinke besparing opgedaan. Totaal hebben we op dit gebied 0,4 fte bespaard. Tevens heeft het er voor gezorgd dat we geen documenten meer kwijt zijn en er geen fouten meer worden gemaakt. Al je gegevens zitten niet meer in ordners, maar in je systeem. Je kunt alles eenvoudig opzoeken, opvragen en doorsturen. We zijn er heel blij mee en ik denk dat we de doelstelling van paperless office op deze manier redelijk behalen.”

Tijdwinst met webshopkoppeling

Over de koppeling tussen de Magento 2 webshop en XL-ENZ zegt Marco: “De investering in deze koppeling is het tot nu toe dubbel en dwars waard geweest. Alles hoeft nog maar één keer gedaan te worden, dit was voor de koppeling een heel ander verhaal. De koppeling heeft ons hiermee veel efficiëntie en tijdwinst opgeleverd. We hebben nu een mooie setup met een mooie operatie.”

“De nieuwe webshop heeft ons geholpen om beter campagnes te voeren,” gaat Marco verder. “We zijn nu bijvoorbeeld bezig met een nieuwe campagne: de herlancering van onze Z-stitch logo,” vertelt hij trots, wijzend naar een poster op de muur waarop het vernieuwde logo van HUB Footwear groot afgebeeld staat.

De toekomst

Op de vraag hoe Marco de samenwerking tussen HUB Footwear en Reflecta in de toekomst ziet antwoordt hij: “Ik heb mij een doel gesteld dat alles wat nog mogelijk is in ons proces te automatiseren waar kan, zowel interne als externe processen, door middel van koppelingen of uitbreiding met modules.”


Tip van Hub Footwear aan concullega’s:

Marco Marzolla, Director Finance & Operations bij HUB Footwear: “Uit mijn eigen ervaring denk ik dat XL-ENZ voor bedrijven in de mode de meeste gebieden super afdekt. Orderstromen, uitleverstromen, voorraden, warehousing, noem maar op. Als je kijkt naar facturen en finance zou ik als tip geven: wacht niet te lang met integreren. Het is een investering, maar je hebt de kosten zo terugverdiend en je gaat er veel plezier aan beleven. Ik zou iedereen met een operatie in de modebranche adviseren om zoveel mogelijk te automatiseren en dat kan uitstekend met XL-ENZ van Reflecta Automation.”

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *