Met het programma Bijwerken betaalcondities factuur kun je de betaalcondities van een factuur aanpassen. Je geeft eerst het factuurnummer in waarvoor je de wijziging door wilt voeren. Vervolgens kun je markeren wat je aan wilt passen en de wijziging ingeven. Indien je alleen de vervaldatum wilt verlengen of wijzigen, kun je via “Betalingsconditie bijwerken” de gewenste betalingsconditie te kiezen. Dat kan een andere conditie zijn met een ander aantal dagen. Je kunt echter ook dezelfde conditie kiezen en bij “Vervaldagen betalingsconditie bijstellen met” het aantal extra dagen opgeven.

Via het programma Globaal bijwerken betaalwijzen en conditie kun je voor een debiteur de betaalwijze, betalingsconditie en BTW transactietype aanpassen. Dit zou handig kunnen zijn om alle orders, afleverbonnen, aan te passen naar de nieuwe betalingsconditie. Je kunt aangeven wat de Betaalwijze, Betalingsconditie of B.T.W. transactietype moet worden en of dit ook doorgevoerd moet worden in het logistieke gedeelte. Daarbij kun je aangeven of dit doorgevoerd moet worden in de Openstaande orderregels, in de Uitleveradvies regels en/of in de Afleverbon regels (niet gefactureerd). In feite betreft dit alle openstaande verkooporderregels die nog niet gefactureerd zijn. Indien reeds gefactureerd is, kun je de gegevens van de factuur eventueel aanpassen via het programma Bijwerken betaalcondities factuur.

Verkooporders annuleren

Het invoeren van een annuleer¬code is verplicht bij het annuleren van verkooporderregels, dit doe je via Annuleringsredenen Verkoop. Het zou handig zijn om voor de huidige situatie een aparte annuleringsreden aan te maken, zodat je achteraf kunt analyseren hoeveel er geannuleerd is n.a.v. de Coronacrisis.

Met het programma Annuleren orderregels met maten kun je verkooporders annuleren o.b.v. selecties, zoals klant, orderseizoen, ordernummer, artikel, etc. etc. LET GOED OP met dit programma en dan specifiek voor de ingegeven selectie. Dit zal dan namelijk doorgevoerd worden voor alle verkooporders die binnen de selectie vallen. Van de annulering is een overzicht om te kunnen zien welke orders zijn geannuleerd, deze vind je in Overzicht geannuleerde verkopen.

Inkooporders annuleren

Het invoeren van een annuleercode is verplicht bij het annuleren van inkooporderregels, dit doe je via Reden annulering inkoop. Het zou handig zijn om voor deze situatie een aparte annuleringsreden aan te maken, zodat je achteraf kunt analyseren hoeveel er geannuleerd is n.a.v. de Coronacrisis. Voor het annuleren van inkooporders verwijzen we je naar de handleiding MY XL-ENZ: Inkooporder invoer – hoofdstuk 10 PO Cockpit, welke terug te vinden is in onze supporttool. Met de PO Cockpit krijg je inzicht in het inkoopproces en heb je de mogelijkheid om aanpassingen door te voeren.

Je kunt een aparte prijsstructuur aanmaken in het programma Prijstypen. Voor dit prijstype geef je aan dat je een kortingspercentage wilt gebruiken. Op de volgende tab selecteer je de velden waarop je de korting wilt baseren, dit kan bijvoorbeeld een specifiek ordersoort (directe orders) en orderdatum zijn. Dit betekent dat je voor een specifieke periode voor specifieke orders korting wilt geven. In het programma Verkoopprijzen, leg je het kortingspercentage, het ordersoort en de periode vast. Om de korting te activeren bij de verkooporderinvoer zal je het prijstype moeten toevoegen aan het programma Volgorde voor bepaling verkoopprijs. We adviseren het inrichten van prijstypen altijd eerst in de testomgeving van XL-ENZ in te richten en te testen. Daar is de testomgeving immers voor!

Je kunt om je klanten (retailers en consumenten) tegemoet te komen in deze COVID crisis tijdelijk leveren zonder vrachtkosten (verzendkosten). De meest eenvoudige manier om dit in te richten is via het programma Leveringscondities per klant. In dit programma kun je een standaard leveringsconditie (bijvoorbeeld de leveringsconditie Franco) ingeven, door alle overige velden leeg te laten. Deze leveringsconditie zal dan voor alle nieuwe verkooporders van toepassing zijn. Wanneer de crisis voorbij is, kun je de inrichting in het programma Leveringscondities per klant weer terugzetten.

Met de module ‘Digitale Documenten’ is het mogelijk om facturen, orderbevestigingen, aanmaningen en andere documenten digitaal als bijlage naar klanten te versturen. Mocht het gezien de huidige tijd wenselijk zijn om de teksten aan te passen, kan dit via Onderhoud E-mail Sjablonen (Systeembeheer > Controleprogrammatuur > Onderhoud E-mail sjablonen). Op de tab [Onderwerp/Tekst] kan vervolgens per taal de tekst vastgelegd worden.

Er zijn een paar variabelen die je in het onderwerp en in de tekst van het e-mailsjabloon kunt gebruiken. Deze variabelen dienen tussen blokhaken en in hoofdletters in de tekst opgenomen te worden. De opties zijn:

• [SALUTATION]: Dit betreft de aanhef voor de relatie op de tab [e-mailadressen] onder de Documenten. Deze aanhef kun je bij de stamgegevens van de relatie vastleggen.
• [DOCUMENTNR]: Dit betreft het nummer van het document waar de mail betrekking op heeft, zoals ordernummer of factuurnummer.
• [ACCRECNR]: Hiermee kun je het debiteurnummer weergeven.
• [CUSTNR]: Hiermee kun je het klantnummer weergeven.
• [RELATIONNAME]: hiermee kun je de relatienaam weergeven.