Hoe zorg je voor een succesvolle ERP implementatie?

Na het vergelijken van verschillende leveranciers is het eindelijk zover: de handtekeningen zijn gezet en de implementatie van het nieuwe ERP systeem kan beginnen. Een spannende periode, want de digitale fundering van jouw fashionbedrijf wordt nu neergezet. Het is daardoor ook van groot belang dat men het hele proces goed coördineert met de nieuwe ERP leverancier. Wanneer er tijdens de implementatie onzorgvuldig gewerkt wordt of bepaalde onderdelen niet op de juiste manier worden ingericht, dan kun je daar op een later moment tijdens je werkprocessen tegenaan lopen.

Gefaseerd uitrollen

Er wordt vaak opgezien tegen de implementatie van een nieuw ERP pakket. Aan de ene kant is het niet prettig om te veranderen en af te wijken van bestaande patronen. Daarnaast moet je tijd investeren om je eigen te maken in een nieuw ERP pakket. Het liefst wil je dat het binnengerold wordt en dat iedereen er meteen mee aan de slag kan. Helaas is dat niet mogelijk. Dat komt ook doordat de reden voor een nieuw ERP pakket meestal is dat het oude ERP pakket niet (meer) voldoet en met het nieuwe ERP pakket ook procesverbeteringen doorgevoerd moeten worden.

Om de druk zo draaglijk mogelijk te maken is het beste om de implementatie gefaseerd plaats te laten vinden over een wat langere periode. Zo kan de benodigde leer- en inwerktijd beter verspreid worden. Daardoor blijft er ook tijd over voor de dagelijkse werkzaamheden. Daarnaast is er meer tijd voor de organisatie om beter bekend te raken met het nieuwe systeem. Tevens is het belangrijk dat er voldoende tijd is om na te denken over de procesverbeteringen, zodat een goed fundament gelegd kan worden om optimaal gebruik te maken van het nieuwe systeem.

Betrek kerngebruikers bij ERP implementatie

Voor elk nieuw systeem is opleiding nodig. Voor ERP systemen met uitgebreide functionaliteiten zoals XL ENZ, geldt dat meer opleidingsuren nodig zijn dan voor systemen met beperkte functionaliteit. De implementatieperiode is dan ook meteen een leertraject voor de gebruikers. Aan het einde van deze periode moet iedereen er volledig mee aan de slag kunnen. Het is belangrijk dat kerngebruikers bij het implementatietraject betrokken zijn, zodat zij verdergaande kennis hebben van de applicatie en daarmee de andere gebruikers na livegang kunnen ondersteunen. Ook is het voor de kerngebruikers van belang om betrokken te zijn bij de procesverbeteringen die doorgevoerd moeten worden.

Het legt wel wat meer druk op de kerngebruikers tijdens het implementatietraject, wat dan ten koste kan gaan van de dagelijkse werkzaamheden. Echter draagt het wel bij aan een succesvolle implementatie. Niet alleen qua kennis, maar ook voor het leggen van een goed fundament voor de toekomstige ontwikkelingen van de organisatie.

Plan je tijd efficiënt in

Het is lastig om wat minder tijd aan je dagelijkse werkzaamheden te besteden en je volledig te richten op de implementatie. Hoe plan je zo’n heel traject nou naast je andere werk en hoe doe je dit zo efficiënt mogelijk? Al snel loop je het gevaar om afgeleid te worden door je andere werkzaamheden, waardoor de implementatie vertraagt. Zonde, want een efficiënte planning kan de implementatietijd aanzienlijk verkorten. Gelukkig is de ERP leverancier een ervaringsdeskundige op dit gebied.

Een goede leverancier kan samen met de klant een reële en efficiënte planning maken die goed te handhaven is. Reflecta heeft in heel veel gevallen het traject dusdanig goed ingepland, dat klanten verbaasd waren hoe snel ze live konden gaan met XL-ENZ. De snelheid van de implementatie hangt daarbij wel af van de tijd die vooral de kerngebruikers vrij kunnen maken. Reflecta heeft van alle trajecten ook nog nooit de begrote implementatietijd overschreden, waardoor alle klanten altijd op tijd konden beginnen met hun nieuwe ERP systeem.

“Binnen no-time waren we live. De communicatie verliep vlot en je merkt dat Reflecta onze branche en onze processen goed kent. Het implementatietraject was zeer kort. Daardoor konden wij supersnel schakelen en Medico Footwear Fashion BV efficiënt verder opzetten.”

Gijs Diepeveen, Medico Footwear

Ben je benieuwd wat Reflecta Automation voor jouw bedrijf kan betekenen? Boek dan snel een demo!