Het uitwisselen van belangrijke data en documenten – zoals orders en facturen – is voor veel bedrijven een tijdrovend proces. Wanneer men deze handeling manueel uitvoert is de kans op fouten groter. Daarnaast duurt de verwerkingstijd van een order langer en bovendien is de serviceverlening van je bedrijf niet optimaal. Door te werken met EDI-software en deze te integreren met je ERP systeem, kun je manuele handelingen binnen het bedrijf automatiseren en efficiënter te werk gaan. In dit blog leggen wij je uit wat EDI is en hoe een integratie met een ERP precies in elkaar zit.

Wat is EDI?

EDI (Electronic Data Interchange) is een technologie die informatiesystemen met elkaar kan laten communiceren. EDI-software vervangt leesbare (elektronische) documenten door gecodeerde bestanden die door applicaties goed leesbaar zijn. Het wordt daardoor gebruikt als standaard voor uitwisseling van digitale (bedrijfs)documenten. Hierbij kun je denken aan orders, rekeningen, facturen, bevestigingen en andere documenten die horen bij de processen binnen een bedrijf. EDI-software wordt hierdoor ook vaak geïntegreerd met ERP-systemen.

Voor de uitwisselingen van documenten zijn door EDI geen menselijke handelingen meer nodig. Normaal gesproken ziet een manuele uitwisseling van (digitale) documenten er als volgt uit:

Bron: https://www.edibasics.com/what-is-edi/

Door middel van EDI documenten kan dit proces worden geautomatiseerd en verloopt de uitwisseling van data veel sneller en eenvoudiger. Hierdoor kun je als bedrijf vele malen efficiënter te werk gaan.

Bron: https://www.edibasics.com/what-is-edi/

De voordelen van EDI

Eerder in deze blog zijn er al enkele voordelen van EDI documenten benoemd. Zo maakt EDI bijvoorbeeld het uitwisselingsproces van data vele malen sneller. Daarnaast zorgt de software ervoor dat er weinig tot geen menselijke tussenkomst meer nodig. EDI vergroot dus in hoge mate de efficiëntie binnen jouw bedrijf! Echter is dit niet het enige voordeel van werken met EDI. Wij zetten de belangrijkste voordelen van EDI voor jou op een rijtje:

• Snellere uitwisseling van zeer nauwkeurige informatie
• Minder kans op fouten
• Minder papiergebruik
• Vermindering van de doorlooptijd van orders
• Beter voorraadbeheer
• Betere serviceverlening aan klant
• 24/7 beschikbaar

EDI integratie met ERP

Voorwaarden van EDI/ERP integratie

Doordat EDI data zoals orderinformatie en facturen sneller en nauwkeuriger kan communiceren, wordt deze software vaak geïntegreerd met ERP-systemen. Wanneer je gebruik maakt van EDI-software is het belangrijk dat zowel verzender als ontvanger beschikken over de software. Het is echter niet nodig voor beide partijen om hetzelfde ERP-systeem te gebruiken. Ook is het belangrijk wanneer je EDI-software integreert met een ERP-systeem dat deze compatibel zijn met elkaar. Op het moment dat dit niet het geval is zullen EDI-transacties niet rechtstreeks kunnen worden opgenomen in je ERP. Je kunt dan gebruik maken van een EDI leverancier. Deze vertaalt de berichten uit de verschillende systemen naar een EDI-bericht.

EDI integratie met XL-ENZ

Met het ERP-systeem XL-ENZ is het mogelijk om een integratie te maken met EDI-software. Dit kan rechtstreeks wanneer de andere partij compatibel is met de EDI berichten. Mocht dit niet het geval zijn, kun je gebruik maken van een tussenleverancier zoals Fashion United/Indicia, Transus en Gusti. Wil je een andere EDI partner inzetten? Hier zijn uiteraard mogelijkheden voor.

Heb je nog vragen over of interesse in een EDI integratie met XL-ENZ? Neem contact met ons op!