Hoe zorg je voor een succesvolle ERP implementatie?
Na het vergelijken van verschillende leveranciers is het eindelijk zover: de handtekeningen zijn gezet en de implementatie van het nieuwe ERP systeem kan beginnen. Een spannende periode, want de digitale fundering van jouw fashionbedrijf wordt nu neergezet. Het is daardoor ook van groot belang dat men het hele proces goed coördineert met de nieuwe ERP leverancier. Wanneer er tijdens de implementatie onzorgvuldig gewerkt wordt of bepaalde onderdelen niet op de juiste manier worden ingericht, dan kun je daar op een later moment tijdens je werkprocessen tegenaan lopen.
Gefaseerd uitrollen
Er wordt vaak opgezien tegen de implementatie van een nieuw ERP pakket. Aan de ene kant is het niet prettig om te veranderen en af te wijken van bestaande patronen. Daarnaast moet je tijd investeren om je eigen te maken in een nieuw ERP pakket. Het liefst wil je dat het binnengerold wordt en dat iedereen er meteen mee aan de slag kan. Helaas is dat niet mogelijk. Dat komt ook doordat de reden voor een nieuw ERP pakket meestal is dat het oude ERP pakket niet (meer) voldoet en met het nieuwe ERP pakket ook procesverbeteringen doorgevoerd moeten worden.
Om de druk zo draaglijk mogelijk te maken is het beste om de implementatie gefaseerd plaats te laten vinden over een wat langere periode. Zo kan de benodigde leer- en inwerktijd beter verspreid worden. Daardoor blijft er ook tijd over voor de dagelijkse werkzaamheden. Daarnaast is er meer tijd voor de organisatie om beter bekend te raken met het nieuwe systeem. Tevens is het belangrijk dat er voldoende tijd is om na te denken over de procesverbeteringen, zodat een goed fundament gelegd kan worden om optimaal gebruik te maken van het nieuwe systeem.
Betrek kerngebruikers bij ERP implementatie
Voor elk nieuw systeem is opleiding nodig. Voor ERP systemen met uitgebreide functionaliteiten zoals XL ENZ, geldt dat meer opleidingsuren nodig zijn dan voor systemen met beperkte functionaliteit. De implementatieperiode is dan ook meteen een leertraject voor de gebruikers. Aan het einde van deze periode moet iedereen er volledig mee aan de slag kunnen. Het is belangrijk dat kerngebruikers bij het implementatietraject betrokken zijn, zodat zij verdergaande kennis hebben van de applicatie en daarmee de andere gebruikers na livegang kunnen ondersteunen. Ook is het voor de kerngebruikers van belang om betrokken te zijn bij de procesverbeteringen die doorgevoerd moeten worden.
Het legt wel wat meer druk op de kerngebruikers tijdens het implementatietraject, wat dan ten koste kan gaan van de dagelijkse werkzaamheden. Echter draagt het wel bij aan een succesvolle implementatie. Niet alleen qua kennis, maar ook voor het leggen van een goed fundament voor de toekomstige ontwikkelingen van de organisatie.
Plan je tijd efficiënt in
Het is lastig om wat minder tijd aan je dagelijkse werkzaamheden te besteden en je volledig te richten op de implementatie. Hoe plan je zo’n heel traject nou naast je andere werk en hoe doe je dit zo efficiënt mogelijk? Al snel loop je het gevaar om afgeleid te worden door je andere werkzaamheden, waardoor de implementatie vertraagt. Zonde, want een efficiënte planning kan de implementatietijd aanzienlijk verkorten. Gelukkig is de ERP leverancier een ervaringsdeskundige op dit gebied.
Een goede leverancier kan samen met de klant een reële en efficiënte planning maken die goed te handhaven is. Reflecta heeft in heel veel gevallen het traject dusdanig goed ingepland, dat klanten verbaasd waren hoe snel ze live konden gaan met XL-ENZ. De snelheid van de implementatie hangt daarbij wel af van de tijd die vooral de kerngebruikers vrij kunnen maken. Reflecta heeft van alle trajecten ook nog nooit de begrote implementatietijd overschreden, waardoor alle klanten altijd op tijd konden beginnen met hun nieuwe ERP systeem.
“Binnen no-time waren we live. De communicatie verliep vlot en je merkt dat Reflecta onze branche en onze processen goed kent. Het implementatietraject was zeer kort. Daardoor konden wij supersnel schakelen en Medico Footwear Fashion BV efficiënt verder opzetten.”
Gijs Diepeveen, Medico Footwear
Ben je benieuwd wat Reflecta Automation voor jouw bedrijf kan betekenen? Boek dan snel een demo!
Een Fashion ERP-systeem: wat is dat precies?
Enterprise Resource Planning (ERP) systemen zijn niet “one size fits all”. Als je werkzaam bent in de fashionbranche, heeft je bedrijf een ERP-systeem nodig dat aan de specifieke eisen van je branche voldoet. Een algemeen ERP-systeem verbindt processen als inkoop, verkoop en voorraad wel met elkaar. Echter heb je als bedrijf in de fashionbranche meer nodig. Een ERP-systeem dat speciaal ontwikkeld is voor fashionbedrijven, zorgt ervoor dat je een systeem hebt dat gericht is op jouw specifieke behoeften.
Kleuren, maten en andere varianten
Kleuren- en maten zijn natuurlijk het duidelijkste kenmerk die de fashionbranche onderscheid van andere. Een fashion ERP systeem zorgt er voor dat deze informatie afgedekt wordt met een matrix. Ook zorgt het ervoor dat andere variaties als bijvoorbeeld:
- stof
- cupmaat
- lengtemaat
- breedtemaat
op duidelijke wijze in de software geadministreerd kunnen worden.
Overzicht en inzicht in artikelen
Met een fashion ERP hoef je geen apart artikelnummer te geven aan iedere variant van, bijvoorbeeld, een jurk. Stel je voor dat je jurk maat L in kleur rood hebt en dezelfde jurk maat M in kleur grijs. In een normaal ERP-systeem hebben deze artikelen een verschillend artikelnummer. Met een fashion specifiek systeem kun je echter deze jurk vastleggen als één artikel (met dus één artikelnummer). Hieraan koppel je dan varianteninformatie als maat, kleur en andere gewenste specificaties.
Dit zorgt ervoor dat de informatie overzichtelijk blijft. Daarnaast zijn deze functies handig voor voorraadinzicht en orderpicking. Ook geeft het je beter inzicht in de populariteit van een artikel. De (voor)verkoopinformatie van het artikel wordt bij elkaar gezet over de varianten heen. In een algemeen ERP zou je diverse artikelnummers zelf moeten groeperen.
Maar een fashion ERP systeem doet meer.
Een ERP systeem op maat
Een systeem wat voor fashionbedrijven ontwikkeld is geeft je real-time overzicht en inzicht in elke stap van je bedrijfsproces. Van ontwerp tot uitlevering en retouren. Een Fashion ERP legt iedere stap en alle informatie vast in één systeem. Daardoor werkt iedere medewerker en afdeling met dezelfde real-time informatie en kan direct hier op in spelen.
Je ERP-systeem vervangt handmatige processen, Excel spreadsheets en E-Mail correspondentie, doordat iedere medewerker de informatie die voor hem of haar belangrijk is zelf in kan zien. Hiermee kan hij makkelijk handige rapportages maken en snel de juiste beslissingen nemen om verder te kunnen.
De voordelen van een fashion ERP systeem
Menselijke fouten voorkomen
Het werken met een fashion ERP systeem voorkomt vertragingen en onnodig werk. Daarnaast behoedt het je ook voor menselijke fouten in, bijvoorbeeld, de administratie. Het geïntegreerde boekhoudsysteem zorgt voor het automatisch genereren van facturen en verkleint daarmee de mogelijkheid van factuurfouten.
Handmatige processen verminderen
Je fashion ERP-systeem vermindert het risico van verzendfouten die jouw klanten kunnen teleurstellen. Dit doet het door het verminderen van handmatige processen voor verzending. Het systeem zorgt ervoor dat je retailklanten en consumenten de gewenste producten op tijd ontvangen. Dit komt door de verbeterde nauwkeurigheid in je bedrijfsprocessen die je met ERP-software bereikt.
Gepersonaliseerde klantervaring
Met een met CRM (Customer Resource Management) geïntegreerd fashion ERP-systeem bied je een gepersonaliseerde ervaring voor je klanten. Als je salesmensen real-time voorraadinformatie in kunnen zien, kunnen ze klanten beter adviseren. Wanneer items zijn uitverkocht, kunnen je salesmedewerkers vervangende artikelen voorstellen en teleurstelling voorkomen. Ook consumenten kun je op deze manier gepersonaliseerd benaderen en bedienen.
Transparante orderverwerking
Orderverwerking en retourmanagement zorgen voor transparantie gedurende de gehele levenscyclus van een order. Van voorverkoop tot en met uitlevering en facturatie. Een retailer of consument kun je toegang geven tot real-time informatie over de status van zijn/haar bestelling. Soms komt het voor dat een retailer of consument ontevreden is over een bestelling. Een fashion ERP-systeem helpt zijn vertrouwen en tevredenheid terug te winnen. Dit door middel van retourmanagement, dat vervangingsorders versnelt en retouren volgt.
Nu weet je wat een Fashion ERP precies doet! Misschien vind je het ook interessant om te weten waarom het nou zo belangrijk is om gebruik te maken van een fashion specifiek systeem. Lees er meer over in het artikel “Waarom fashion ERP belangrijk is voor fashionbedrijven.”
Wij bij Reflecta begrijpen de specifieke behoeften van jouw bedrijf. Wij bieden jouw bedrijf een state of the art fashion ERP-systeem. Daarnaast zorgen we ervoor dat we jou en je team op alle vlakken ondersteunen in het gebruik van de software. Hierdoor kun je er alles uithalen!
Benieuwd hoe wij met ons fashion ERP-systeem XL-ENZ jouw bedrijf naar een hoger niveau kunnen tillen? Vraag dan vrijblijvend een demo aan!
5 Vragen die je je potentiële fashion ERP leverancier kunt stellen
Het belang van een Enterprise Resource Planning (ERP) leverancier met kennis van de branche is vanzelfsprekend. Elke branche heeft zijn eigen uitdagingen en ieder bedrijf is uniek. Zoek naar een ERP-leverancier die gespecialiseerd is in het automatiseren van bedrijven in de fashion. Eén die een specifieke oplossing biedt voor jouw branche. Hierdoor kun je profiteren van de ervaring en inzichten van een expertteam dat jouw taal spreekt en je bedrijfsbehoeften begrijpt. Dit bespaart je de tijd en moeite die je besteed aan zaken uitleggen aan consultants die je branche niet (door en door) kennen. Ook vermindert het de hoeveelheid maatwerk aan een algemene oplossing. Daarnaast zorgt het ervoor dat de implementatie bij je bedrijf vlotter verloopt.
Een goede fashion ERP leverancier zorgt ervoor dat je basisprocessen goed geautomatiseerd verlopen. Ook zorgt deze ervoor dat de processen die met de tijd veranderen goed geautomatiseerd worden en integreert deze nauwgezet in je systeem.
Als je een nieuwe ERP-leverancier selecteert zijn er een aantal dingen waar je op moet letten. Hieronder staan 5 vragen die je kunt stellen aan potentiële ERP-leveranciers:
1. Hoeveel succesvolle ERP-implementaties heb je voltooid?
Een ERP-systeem werkt alleen goed als het op de juiste manier geïmplementeerd wordt. Je ERP-leverancier moet de kennis en ervaring hebben om het project bij jouw bedrijf vanaf het begin af aan goed te begeleiden. Ook moet hij best practices op het gebied van projectmanagement bij fashionbedrijven toepassen. Lees altijd de klantverhalen. Vraag daarnaast bij andere fashionbedrijven na hoe zij de implementatie bij de leveranciers op je shortlist hebben ervaren. Op die manier krijg je een betere indicatie of je potentiële ERP-leverancier zijn beloften waarmaakt.
2. Hoeveel ondersteuning na de implementatie en opleiding geef je?
Alleen als jij en je team het ERP-systeem waarmee je werkt, goed kennen en weet wat je er als bedrijf ermee kunt, kun je het maximale eruit halen. Kijk naar de mensen je team, naar hun level van automatiseringskennis en hun vaardigheid om snel te leren. Verwacht niet dat je team na een keer precies weet hoe een handeling gedaan moet worden. Zorg ervoor dat ze toegang hebben tot diverse trainingen. Vraag bij je ERP-leverancier na hoe ze je ondersteunen met on site trainingen, manuals en eventueel tutorials. Dit is van belang zodat iedereen in je team in zijn eigen tempo leren kan.
Je ERP-leverancier moet de capaciteit hebben om continu informatie te verstrekken over wat er beschikbaar is of komt in een toekomstige release. Daarnaast is het belangrijk dat de leverancier jouw personeel opfriscursussen kan geven. Hierdoor voorkom je dat je niet de volledige potentie van het ERP-systeem kunt benutten.
3. Hoe is de continuïteit van je bedrijf?
Kijk hoelang je potentiële ERP-leverancier al aan de weg timmert. Een sterke staat van dienst spreekt voor zich. Afgezien van een kwalitatief goed en bewezen succesvol fashion ERP systeem, kun je er met een gerust hart vanuit gaan dat een gevestigde ERP-leverancier er op de lange termijn ook nog is om je te ondersteunen.
4. Hoeveel van je klanten zien in jou een echte partner?
Processen als (voor)verkoop, management, financieel en logistiek bij fashionbedrijven kun je goed automatiseren in vrijwel ieder fashion ERP
Dit vind je wellicht ook interessant
systeem. Key is echter dat je ERP leverancier je niet alleen ondersteunt om alles uit je fashion ERP pakket te halen, maar je ook adviseert en ondersteunt op het gebied van nieuwe ontwikkelingen en integraties die belangrijk zijn voor het succes je bedrijf, zoals e-commerce, Business Intelligence (BI), Sales Apps, Transport, Warehouse Management (WMS), EDI en CRM.
5. In hoeverre ben je in staat om mee te gaan met de tijd?
De concurrentie in de fashionbranche is hard en het is belangrijk om mee te gaan met nieuwe technologieën om concurrerend te kunnen blijven. Zorg ervoor dat je een ERP leverancier kiest die de uitdaging aankan, met een schaalbaar, toekomstbestendig systeem dat nieuwe technologieën omarmt en je fashionbedrijf flexibiliteit biedt in hoe je werkt en wat je wilt. Vraag na hoe het zit met integraties, schaalbaarheid, met welke partners ze werken en of je daar een keuze in hebt.
Conclusie
Het vinden van een leverancier die jou biedt wat je nodig heeft is minstens zo belangrijk als het kiezen van de juiste fashion ERP software. Gebruik bovenstaande vragen om erachter te komen of potentiele leveranciers bij je passen en ga af op het gevoel wat jij en je team daarbij hebben. Wil je meer weten over onze projectaanpak? tel je vragen via onderstaand contactformulier, de chat of bel ons. We beantwoorden je vragen graag.
Demo boeken
Boek vrijblijvend een demo om te zien hoe wij jou verder helpen.
Het beste fashion ERP systeem kiezen doe je zo!
Een fashion ERP systeem kiezen kan best lastig zijn. Bedrijven in de kleding- en schoenenbranche besluiten vaak om een enterprise resource planning (ERP) oplossing te selecteren op advies van anderen. Hoewel de ervaringen van andere bedrijven je mening natuurlijk zullen beïnvloeden, is het belangrijk om te kijken naar wat jij nodig hebt. Het kiezen van de juiste fashion ERP oplossing is een uitdaging. Een fashion groothandel met meerdere magazijnen zal zeer verschillende behoeften hebben dan een merk dat betrokken is bij global sourcing. Als je niet voorzichtig bent, kun je meer technologie kopen dan je nodig hebt, of niet voldoende om je toekomstige doelen te bereiken.
Hier vind je 8 tips om het selectieproces van een ERP systeem te vereenvoudigen:
1. Kijk naar de uitzonderingen in je bedrijf
Tip van Theo Mosch (Adviseur Mexx: OrgaCom Consultancy) “Kijk naar de uitzonderingen in je bedrijf en vraag na hoe de leverancier dat oplost. De standaarden zitten in ieder pakket wel goed.”
Fashion ERP pakketten zijn, voor zover je binnen de standaard fashionprocessen werkt, allemaal wel goed. Belangrijk is dat je je eigen processen onder de loep neemt, waar zijn deze anders dan bij andere bedrijven? Hoe (en of) wordt dat in de fashion ERP oplossingen die je voor ogen hebt opgelost?
2. Zorg dat je de functionaliteit krijgt die je nodig hebt
Laat je niet verblinden door mooie features. Toeters en bellen zijn leuk, maar niet zo belangrijk als ondersteuning van je belangrijkste bedrijfsprocessen. Maak vooraf een goed overzicht van de functionaliteit die je nodig hebt en die je wenst. Interview alle afdelingen binnen je bedrijf, zodat je de belangrijkste processen en taken kunt identificeren. Dan worden de eisen en wensen binnen jouw bedrijf duidelijk, kun je een prioriteitenlijst maken en kun je gaan zoeken naar een fashion ERP systeem wat bij jullie past.
3. Ken je integratie-eisen
Veel bedrijven hebben meestal reeds toepassingen die moeten “praten” met de ERP-software. Zorg dat je een flexibele architectuur behoudt, die uiteindelijk als een naadloos platform de ondersteuning voor jullie dagelijkse werkzaamheden biedt. Vraag voor je een oplossing selecteert, bij de leverancier na in hoeverre hij de door jouw gewenste integraties ondersteunt.
4. Zoek een partner die met jou werkt aan je succes
Tip van Gijs Diepeveen (Supply Chain Manager FILA/Medico Footwear Fashion): “Zoek een automatiseringspartner die met jou samen werkt aan je succes. Zoek naast een oplossing die aan je wensen voldoet naar een betrouwbare partner met ervaring. Zij zijn in staat je te begeleiden en te ondersteunen om samen met jou je bedrijf naar een hoger niveau te tillen.”
Je hebt diverse IT leveranciers. Sommige bedrijven zijn tevreden met een leverancier die een oplossing tot beschikking stelt en doen de rest zelf, andere fashionbedrijven hebben liever een partner die met ze meedenkt en helpt met een oplossing om je doelen te realiseren. Vraag je af wat jij wilt. Is alleen een oplossing voldoende of wil je liever een partnership?
5. Plan met de toekomst in gedachten
Tip van Rob Schalker, (Eigenaar A fish named Fred): “Zoek niet alleen een automatiseerder, maar investeer in het vinden van een echte partner die mee kan groeien met je bedrijf en je ondersteunt bij deze groei.”
Vraag jezelf af of het fashion ERP systeem en de leverancier bij je blijven passen, naarmate je groeit. Of andersom, mocht het onverhoopt even minder gaan, kun je dan ook down scalen? Hoe ga je je IT infrastructuur ondersteunen? Of wil je dat je IT partner dat voor je doet? Neem de tijd om na te denken wat mogelijke toekomst scenario’s zijn voor je bedrijf en kijk hoe zowel de ERP oplossing als de IT leveranciers je daarbij ondersteunen.
6. Zoek naar een partner die bij je past
Tip van Gijs Diepeveen (Supply Chain Manager FILA/Medico Footwear Fashion): “Kijk goed naar wat je wel en niet waardeert in een IT leverancier.“
Ook hier is het belangrijk om te kijken wat je wel of niet prettig vindt. Hangt er bij de leverancier een “uurtje factuurtje” mentaliteit en is dat voor jou okay? Hoe is de persoonlijke omgang? Zijn de lijnen kort? Heb je een klankbord bij deze partner.
7. Begrijp de vaardigheidsniveaus in je bedrijf
Kijk naar de vaardigheden van de mensen op alle afdelingen en vergelijk ze met wat je nodig hebt in de toekomst.
Wil je een ERP oplossing met weinig tot geen steun van je leverancier? Zorg dan dat je intern mensen hebt met voldoende kennis om deze rol over te nemen of investeer in het aantrekken van een juiste persoon. Kijk anders waar de grootste behoefte is en investeer in het trainen van je eigen mensen.
Opleiding en change management is absoluut cruciaal voor het succes van een ERP-implementatie. Bedrijven investeren vaak veel geld in ERP-systemen, maar bieden geen adequate opleiding. Een investering in technologie levert geen rendement op zonder adequate investeringen in mensen.
Past het model van de ERP leverancier bij je? Er zijn leveranciers die je software bieden en waar je vragen en trainingen online vindt. Er zijn leveranciers die je software bieden en je team trainen om er zo veel mogelijk uit te halen.
8. Zorg voor een goede projectmanager
Een goede fashion ERP oplossing kiezen gaat je bedrijf absoluut verder helpen. Maar wees reëel, bedenk je wat je wilt doen, hoe lang het zal duren, welke middelen nodig zijn, en wat het zal kosten. Beheer risico’s en communiceer met alle betrokkenen. Een projectmanager, zowel aan jouw kant als aan leveranciers zijde kan een ERP-implementatie maken of breken.
Zoek een ervaren leverancier met kennis van je branche en die een sterke project management aanpak heeft. Zorg ervoor dat ze de beste belangen voor je bedrijf hebben.
Gratis Download: 9 belangrijke elementen om op te letten bij selectie van ERP voor je fashionbedrijf
Het in gebruik nemen van een fashion ERP systeem is een van de beste manieren om je bedrijf voorwaarts te brengen. In dit gratis eBook lees je precies waar je op moet letten wanneer je je online informeert of praat met een consultant, zodat je het juiste pakket voor jouw fashionbedrijf kiest.
Conclusie:
Luisteren naar adviezen en ervaringen van anderen is goed. Maar verlies bij het selecteren van fashion ERP software niet uit het oog wat voor jouw team en bedrijf belangrijk is. Zet dat eerst goed op een rij en ga je eigen selectieproces door. Zo kies je een ERP systeem dat aan jouw specifieke eisen en wensen voldoet en een IT-partner die bij jou en je team past.
Download eBook
Vond je dit artikel interessant? We hebben nog meer handige tips met betrekking tot selectie van fashion ERP. Je vindt ze in het eBook “9 belangrijke elementen waar je op moet letten bij de selectie van ERP voor je fashionbedrijf.” Download het nu gratis!
